Если у вас есть отличная идея для проекта, который вы хотели бы реализовать в своей организации, вам, вероятно, потребуется написать план проекта, чтобы представить его своим коллегам или своему начальнику. План проекта - это исчерпывающий план того, что вы хотите делать и как. Это отличный шанс показать, что вы знакомы с темой и обдумали то, что хотите предложить. Это также дает вам возможность увидеть, продумали ли вы все, что вам нужно, и есть ли какие-либо риски или проблемы, которые вы могли упустить из виду раньше.
В этой статье мы шаг за шагом проведем вас через разработку плана проекта. Количество деталей, которые вы включаете в свой план, во многом зависит от времени и ресурсов, которые у вас есть для разработки плана проекта. Но независимо от того, составляет ли ваш результат три страницы или 50, если вы ответите на все вопросы, которые мы рассмотрим, вы соберете большую часть важной информации, которая вам понадобится, чтобы представить свой проект и составить планы - и, в конечном итоге, разработать предложение. на основе вашего плана проекта.
Зачем нужно писать план проекта
Составление плана проекта - очень полезный инструмент для систематизации ваших мыслей и разработки хорошей схемы запланированного проекта. План проекта можно использовать в различных обстоятельствах, представляя его своей организации, целевой группе или даже использовать его для написания предложения о финансировании на его основе. Это также первый шаг к выявлению возможных проблем и выяснению, есть ли у вашей проектной идеи потенциал для реализации.
Если вы хотите убедить кого-то сделать что-то вместе с вами, это всегда лучший способ показать, что вы точно знаете, о чем говорите, и что вы являетесь экспертом в той области, в которой хотите работать. Написание плана проекта - это идеальный способ показать все это, потому что он охватывает все основы и рисует полную картину идеи, которую вы хотите объяснить.
Во-вторых, это также отличный способ узнать больше о том, чем вы хотите заниматься. Возможно, у вас есть отличная идея, но вы не уверены, что она осуществима. Если вы напишете план проекта, вы узнаете много нового о том, что потребуется для его реализации, а также о возможных рисках или проблемах. Это отличный способ подготовиться и собрать всю необходимую информацию, чтобы действительно продвинуться к успешной фазе реализации.
Как разработать план проекта
Есть семь вопросов или областей, которые вам нужно охватить при составлении плана проекта, чтобы составить всеобъемлющий план (см. Рисунок 1). Это следующие:
Где мы? Какова исходная ситуация? Какие ресурсы и информация у нас есть?
Почему? Почему мы хотим реализовать проект? Обоснование проекта
Какие? Что именно мы хотим делать?
ВОЗ? Кто нужен для реализации и планирования проекта?
Как? Как мы хотим это реализовать?
Какой график ? Как много времени это займет? Когда мы хотим начать?
Какой бюджет ? Сколько мы должны на это потратить? Сколько мы хотим потратить на выполнение какой задачи?
Рисунок 1. Семь вопросов, определяющих план проекта
В следующих разделах мы рассмотрим все вопросы и важные выводы, которые с ними связаны. Если вы последуете этому руководству и соберете воедино всю предложенную информацию, в конечном итоге у вас будет исчерпывающий план проекта, который вы можете использовать для продвижения вперед и на котором вы сможете основывать свое предложение.
Где мы?
Это первый шаг в разработке плана проекта. Прежде чем продолжить, вам необходимо проанализировать исходную ситуацию в той области, в которой вы хотите реализовать проект. Какие ресурсы и какая информация у вас уже есть? Какова позиция вашей организации? Вот еще несколько вопросов, которые вы можете задать себе, чтобы определить свою текущую ситуацию:
- Какая информация у вас уже есть?
- Какие моменты ясны, а какие нет?
- Кто уже участвует в проекте?
- Что уже произошло?
- Какие сильные и слабые стороны следует учитывать?
Этот этап подготовки плана проекта особенно полезен для глубокого анализа текущего состояния вашей организации и позиции по вопросу, который вы хотите решить. Если вы сделаете свою работу хорошо, вы соберете много информации и будете обладать знаниями, которые понадобятся вам, чтобы представить проект другим. Не спешите и действительно выясните, какие ресурсы у вас уже есть, чтобы вам не пришлось делать ненужные вложения.
Во многих случаях ваша организация уже будет обладать опытом в той области, в которой вы предлагаете проект, и, таким образом, вы можете рассчитывать на уже выполненную работу. Помните, что вам не нужно заново изобретать колесо. Всегда полезно учиться на опыте, который у вас уже есть в вашей организации.
Почему именно этот проект?
Вопрос о том, почему этот проект, является вопросом обоснования. В этой части вы должны объяснить причины проекта.
- Зачем нужен проект?
- Какую выгоду получит проект?
- Какие положительные эффекты окажет проект?
- Какие новые возможности могут открыться благодаря проекту?
Если вы хотите убедить спонсора, своего начальника или совет директоров в проекте, это может быть самой важной частью плана проекта. Здесь вы можете показать, что вы точно знаете ситуацию и текущие потребности ваших бенефициаров и, таким образом, можете разработать план, который точно удовлетворяет эти потребности. Если вы сможете объяснить, что для реализации вашего проекта есть веская причина и что есть неотвратимая потребность, которую он будет решать, план вашего проекта будет выигрышным.
Более того, как вы, вероятно, уже знаете, обоснование - это часть, которую вам нужно подробно описывать в каждом предложении, которое вы когда-либо отправляете. Конечно, если вы попросите кого-нибудь денег, они захотят точно знать, почему они должны их давать и почему это необходимо. Если вы хорошо поработаете над этой частью, если вам когда-нибудь придется превратить план проекта в предложение, вы почти готовы пойти и сэкономить много лишней работы.
Посмотрите на вопрос «Почему» с разных сторон, а также убедитесь, что вы включили эффекты и преимущества, которые этот проект будет иметь для вашей организации, и где он будет реализован.
Чего мы хотим достичь?
Еще один очень важный вопрос - что вы хотите сделать или чего достичь в своем проекте. Крайне важно с самого первого шага четко обозначить, каковы ваши цели и интересы, чтобы не было места для недопонимания или заблуждений. Прочитав эту часть вашего плана проекта, все должны четко понимать, каковы ваши ожидаемые результаты и чего вы хотите достичь с помощью проекта. Если вы чувствуете, что есть место для недопонимания, неплохо было бы набросать немного того, что не будет целью вашего проекта, чтобы сделать его более ясным.
В частности, если вы хотите предложить проект, который является новым для вашей организации и станет первым опытом, имеет смысл подробно остановиться здесь, чтобы не вызывать ложных ожиданий. Основная причина напряженности в конце проекта между руководителем проекта и советом директоров заключается в том, что ожидания были разными и стороны ожидали разных результатов. Поэтому ясность имеет первостепенное значение.
Также имейте в виду, что - даже иногда это заманчиво - перекупать проект и то, чего он может достичь, - не самая лучшая идея именно по этой причине. Если вы хотите убедить свое правление или коллег в том, что план вашего проекта - хорошая идея, иногда вы можете проявить излишний энтузиазм и пообещать вещи, которые не могут быть реально достигнуты проектом. Постарайтесь избежать этого, потому что, даже если это может помочь вашей презентации, это приведет к конфликту и разочарованию только на последних этапах проекта.
В зависимости от времени и ресурсов, выделенных вам при разработке плана проекта, в этой части вы должны сформулировать различные степени ожидаемых результатов и результатов и сформулировать цели, которых вы хотите достичь с помощью проекта. Если вы чувствуете, что есть место для заблуждений, имеет смысл, в частности, указать, чего не достичь в рамках проекта, объем которого вы описываете в своем плане проекта.
Кто будет задействован?
В этой части плана проекта вы должны подробно объяснить, кто будет участвовать в проекте. Сюда входят люди из вашей организации и их роли, а также люди из целевого сообщества или другие заинтересованные стороны, которые будут участвовать в предлагаемом проекте.
Вопросы, которые помогут вам сформулировать эту часть плана проекта, следующие:
- Кто будет частью проекта?
- Какая у вас целевая группа?
- Какие другие заинтересованные стороны следует принимать во внимание?
- Кто поддерживает проект?
- Как организована команда?
В этой части плана проекта вы можете показать, что вы очень хорошо знаете свою целевую группу, а также свою организацию. Вы можете доказать, что знаете, с кем будете работать и кто сможет взять на себя важную роль в этом процессе.
При выявлении всех заинтересованных сторон будьте осторожны, чтобы действительно принять во внимание всех. Несмотря на то, что вашу целевую группу можно легко определить и ограничить, есть другие люди, которые являются заинтересованными сторонами в проекте. Местные предприниматели, представители правительства, других организаций, а также люди, не входящие в вашу прямую целевую группу, могут быть заинтересованы в проекте, и их необходимо учитывать (см. Рисунок 2). Если вы не включите всех в процесс планирования, это может поставить под угрозу успех вашего проекта в будущем.
Рисунок 2: Идентификация всех заинтересованных сторон имеет ключевое значение для успеха проекта.
Как мы хотим это сделать?
Этот этап разработки плана проекта - один из самых практичных. Здесь вы определяете подробные задачи и действия, которые необходимо решить для реального достижения цели проекта в долгосрочной перспективе. При необходимости на этом шаге вы можете разделить большие задачи на более мелкие и организовать все удобным образом.
После того, как вы определили все задачи, которые необходимо выполнить, вы можете организовать их в графической форме и в виде потокового графика. Это хороший способ показать все, что нужно для достижения цели вашего проекта, и сделать его понятным для вашей аудитории.
Это также шаг, на котором вы определяете потенциальные риски для вашего проекта и способы их избежать. Вы также можете разработать стратегию решения проблем, которые могут возникнуть на этапе внедрения.
Какой график?
В этой части вашего плана проекта вы должны разработать реалистичный график. Вы решаете в целом, когда ваш проект закончится и закончится, и разрабатываете вехи, которые должны быть достигнуты до определенного момента времени.
В этой части вы также решаете, есть ли у проекта разные фазы и как они будут упорядочены по временной шкале.
Во многом зависит от того, сколько времени и ресурсов вы можете и хотите инвестировать в разработку плана проекта, сколько деталей вы включите сюда. Это хороший способ сделать ваш план понятным. Если он разделен на разные фазы и, возможно, даже рабочие пакеты, которые упорядочены по временной шкале и, возможно, даже имеют важные этапы на пути, вашей аудитории будет намного легче представить, как вы планируете реализовать свой проект и что будет достигнуто. к какому сроку.
Рисунок 3: Графическое представление временной шкалы
Представление этой части вашего плана проекта также может иметь графический компонент, такой как стрелка, показывающая течение времени, или что-то подобное (см. Рисунок 3).
Какой бюджет?
Кому бы вы ни представили свой проект - вашему начальнику, потенциальному донору, вашему коллеге - в конечном итоге они захотят узнать, сколько будет стоить его реализация. Итак, в этой последней части вашего плана проекта вы должны показать бюджет проекта.
Опять же, это во многом зависит от времени и ресурсов, которые вы можете вложить в разработку своего плана, от того, насколько подробным вы можете составить свой бюджет . Выяснение точных цифр и цен может занять очень много времени и может оказаться более адекватным на более позднем этапе планирования проекта. Тем не менее, очень важно дать общее представление о том, сколько денег будет стоить этот проект и какие другие ресурсы потребуются для его реализации.
Иногда вы привязаны к существующему бюджету, поэтому вопрос не в том, сколько вы потратите (потому что это предопределено), а в том, как вы его потратите. Эта часть - снова шанс показать вашей аудитории, что вы хорошо знакомы с областью, в которой будет участвовать ваш проект, и что вы точно знаете, о чем говорите. Однако всегда планируйте с небольшим запасом, чтобы освободить место на случай непредвиденных расходов и происшествий.
Если в вашей организации еще нет денег, выделенных на ваш предлагаемый проект или на область, в которой вы хотите работать, это также место, где вы можете предложить источники финансирования для проекта. Вам следует тщательно изучить грандиозные возможности или другие способы финансирования, чтобы показать своей аудитории, что ваши идеи действительно можно реализовать.
Также прочтите: Как разработать бюджет проекта: полное руководство
Вывод
С помощью семи вопросов, описанных в последних абзацах, вы сможете составить комплексный план проекта, чтобы представить вам свою организацию или даже потенциальному донору. Вопросы помогут вам все логически обдумать и тем самым выявить потенциальные ловушки и проблемы и показать способ их предотвращения. Если в какой-то момент вам нужно написать проектное предложение, в плане проекта уже есть вся необходимая для этого информация. Несмотря на то, что план проекта стоит в самом начале, он является основой для дальнейшего планирования, и на нем могут быть основаны дальнейшие детали.
Имея хорошую идею и исчерпывающий план проекта, вы сможете убедить свою организацию и, в конечном итоге, потенциальных доноров поддержать вас и реализацию вашего проекта.
___________________
Об авторе
Ева живет в Германии и почти десять лет работала с неправительственными организациями на низовом уровне в Непале в области развития потенциала и продвижения устойчивых методов ведения сельского хозяйства. До этого она работала в Южной Америке и Европе с разными организациями. Она имеет докторскую степень. в области географии и ее исследований была устойчивость и включение в проекты развития.
Комментариев нет:
Отправить комментарий