Хотя есть много способов составить бюджет, большинство из них состоит из двух основных разделов: доходов и расходов.
Доход включает в себя все источники финансирования проекта - гранты, пожертвования , стоимость подарков в натуральной форме, стоимость часов волонтерской работы, заработанный доход, соответствующие фонды и т. Д.
В расходах или расходах указывается, как и где эти деньги будут потрачены. Расходы могут быть разбиты по статьям, суммироваться по категориям, видам деятельности и т. Д.
Также важно отметить, что бюджеты проектов - это лишь один из многих типов бюджетов, которые могут потребоваться НПО. Другие включают операционный, программный и прогнозный бюджеты.
Но как на самом деле разработать бюджет проекта?
Это может быть устрашающей задачей. В этой статье мы дадим вам несколько советов о том, как разработать бюджет, чтобы добиться успеха в сборе средств .
Когда следует разрабатывать бюджет?
Многие оставляют разработку бюджета в качестве одной из последних задач. Но это ошибка. Разработка хорошего бюджета требует времени, и его не следует оставлять на долгое время.
t минут. Однако делать это первым - тоже не лучшая идея. Пока вы пишете предложение полностью, ваш проект, вероятно, будет меняться и развиваться в процессе. Когда вы записываете свой бюджет в качестве одного из первых шагов, существует опасность, что эти изменения случайно не отразятся в бюджете.
В идеале бюджет должен изменяться вместе с проектом. Таким образом, у вас будет достаточно времени, чтобы определить потенциальные проблемы и исправить их. В то же время он гарантирует, что ваш бюджет действительно соответствует вашему предложению и ничего не упущено. Если вы - по какой-то причине - не можете этого сделать, по крайней мере, убедитесь, что ваши корректоры в конце концов также проверит бюджет на правильность. Они также должны проверить, отражена ли каждая задача, описанная в проекте, в бюджете соответствующим образом.
Другое использование бюджетов
Бюджет может рассказать донору о проекте и НПО гораздо больше, чем просто цена на товары. Доноры обращаются к бюджету, чтобы увидеть:
- Прозрачность - готовы ли вы разделить заработную плату сотрудников, накладные расходы и другие источники дохода?
- Соотношение цена / качество - какова ценность вашего воздействия по сравнению со стоимостью вашего проекта?
- Емкость - показывает ли ваша финансовая история, что вы способны эффективно управлять программой?
- Конкурентоспособность - как ваши расходы по сравнению с другими кандидатами?
- Следуя рекомендациям - вы прочитали и соблюдали инструкции донора?
Бюджет проекта - по видам деятельности или по статьям?
Когда вы разрабатываете бюджет проекта, вам нужно решить, как его организовать. В бюджете проекта очень важно, чтобы его было легко понять с первого взгляда. Когда донор видит это, он не должен быть сбит с толку, вместо этого он должен мгновенно уловить дополнительную информацию, которая в нем содержится. Существует два основных способа составления бюджета: по видам деятельности или по статьям .
Бюджет по видам деятельности
Составление бюджета по видам деятельности в основном означает наличие списка предлагаемых вами мероприятий и его разделение на более мелкие элементы. Каждому мероприятию назначены разные статьи бюджета. Группы мероприятий объединены под одну цель.
Такой способ составления бюджета имеет то преимущество, что его очень легко понять, а также написать. Вы в основном следите за структурой своего предложения и действительно добавляете количество описаний своих различных действий. Таким образом, легко ничего не забыть, поскольку вы можете мысленно пройти через все действия. Этот вид бюджета дает дополнительную информацию, которая может помочь вам понять ваши намерения.
Бюджет по позициям
Организация бюджета по статьям означает объединение аналогичных видов затрат в одну статью. Это может быть транспорт, обучение, материалы и т. Д. Некоторые доноры просят об этом отдельно. Это дает хорошее представление о том, на какие виды деятельности ваш проект хочет потратить деньги, с первого взгляда. Это может быть важно, если у донора разные бюджеты на разные виды расходов.
Однако с точки зрения практичности такой бюджет подготовить гораздо сложнее. Некоторые затраты могут явно не относиться к одной категории. Если вы попытаетесь с самого начала составить бюджет по статьям, вы тоже, вероятно, что-то забудете. Логически выполнить это намного сложнее, поскольку вы не следуете структуре своего предложения.
Если вам нужно подготовить бюджет по статьям, сначала сделайте это по видам деятельности. Когда это будет сделано, вы сможете разработать структуру позиции оттуда. Таким образом, вы вряд ли что-нибудь забудете. Многие доноры также запрашивают оба формата, поэтому работа, которую вы вкладываете в свой бюджет, основанный на деятельности, не теряется!
Если у вас есть выбор, всегда составляйте бюджет по видам деятельности. Как было сказано выше, это намного логичнее и будет проще. Но имейте в виду, что если донор дает вам шаблон или рекомендации, вы должны им следовать, несмотря ни на что.
Щелкните здесь, чтобы бесплатно загрузить образец предложения!
Кто должен писать бюджет?
Когда вы работаете в небольшой НПО , вы, вероятно, разрабатываете бюджет для проектного предложения, которое пишете сами. Если вы работаете в более крупной НПО, возможно, бухгалтер делает это за вас. У обеих версий есть свои плюсы и минусы, которые вам следует учитывать.
Если вы являетесь агентом проекта или сборщиком средств для своей организации, вам необязательно иметь необходимые навыки в финансовых вопросах, которые необходимы для подготовки хорошего бюджета. Конечно, вы можете справиться с простыми вещами, но как насчет расчета коэффициента накладных расходов, непредвиденных расходов и т. Д. Для этого вам может потребоваться помощь профессионала в этой области.
При этом, хотя бухгалтер может понимать все эти нюансы, он не знает о проекте всего. Они могут не учитывать важные статьи бюджета, потому что не знают, как на самом деле будут реализованы мероприятия.
В идеале вы должны попытаться создать пространство, где вы сможете вместе составить бюджет. Учиться друг у друга и комбинировать вклад со стороны управления проектом и со стороны финансового управления дает наилучшие результаты.
В конце концов, вам понадобится хороший корректор, чтобы проверить, соответствует ли ваш бюджет остальной части предложения. Хотя участие в бюджете более чем одного человека - это хорошо, это также может привести к несоответствиям, которых следует избегать.
Какие расходы вы можете включить в свой бюджет?
Какие расходы вы можете включить в свой бюджет.в зависимости от донора. Бюджет вашего проекта может быть таким же простым, как одностраничный отчет о предполагаемых расходах, или может потребовать более сложного представления, возможно, включая отдельную страницу о предполагаемой поддержке и доходе с примечаниями, объясняющими различные элементы. когда вы готовитесь к составлению бюджета, вернитесь к описанию предложения и составьте список всех пунктов, связанных с работой проекта. Обязательно разделите бюджет проекта и бюджет организации. Основное различие между бюджетом вашего проекта и бюджетом организации - это масштаб. Они могут выглядеть примерно одинаково (возможно, оба в файле Excel). Тем не менее, один объясняет, как будут потрачены деньги на один конкретный проект, другой - как будут потрачены деньги всей организации. Таким образом, бюджет проекта - это только одна часть бюджета организации.Если ваша НПО реализует несколько проектов одновременно, бюджет вашей организации будет состоять из всех этих бюджетов. Как правило, он также покрывает повторяющиеся расходы, такие как аренда, страхование, заработная плата и тому подобное. Если это напрямую не связано с реализацией проекта, вы, как правило, не можете включить эти типы затрат в бюджет проекта.
В руководстве по подаче заявок на грант вы можете найти информацию о том, что вам разрешено включать, а что нет. Иногда доноры позволяют включать зарплату и арендную плату, иногда - нет. Иногда они позволяют вам включать непредвиденные обстоятельства, иногда нет. Иногда донор хочет увидеть бюджет вашей организации, чтобы узнать, есть ли у вашей организации определенный размер. т.е. некоторые доноры хотят работать только с организациями, бюджет которых вдвое превышает сумму запрашиваемого гранта. В этих случаях вы должны предоставить свой общий бюджет - или, по крайней мере, обзор. Во многих случаях доноры также требуют сооплаты. Прежде чем подавать заявку, будьте очень осторожны, чтобы понять, что разрешено, а что нет.
Каковы накладные расходы?
Накладные расходы относятся к затратам, которые возникают при работе организации и не связаны напрямую с реализацией проекта. Накладные расходы позволяют проекту покрыть часть административных расходов, часто называемых вспомогательными услугами, вашей деятельности. Это могут быть такие статьи, как заработная плата, арендная плата, страхование и т. Д. Эти расходы могут не относиться напрямую к проекту, но могут быть отнесены на основу представления о том, что проект должен нести часть затрат организационной деятельности. Важно различать заработную плату сотрудников проекта и окладов вспомогательного персонала, например секретарей, бухгалтеров и т. Д. Первые обычно не включаются в накладные расходы, а вторые учитываются.
Иногда только половина зарплаты считается накладными расходами, если человек работает только половину времени на организацию в целом, а другую половину - на проект. Не все доноры позволяют включать накладные расходы в бюджет, а некоторые разрешают только определенный процент. Даже если доноры позволяют это, вы должны попытаться сохранить разумную ставку. Часто рекомендуется коэффициент накладных расходов около 15%.
Что такое доплата?
Сооплаты - это платежи, которые донор запрашивает у НПО. Они могут быть от организации-заявителя напрямую от бенефициаров. Доноры делают это, чтобы убедиться, что кандидат полностью вложен в проект, а также участвует в нем. Кроме того, это способ продлить срок службы денег. иногда, если проекту уже была предоставлена грантовая поддержка или если вы ожидаете, что деятельность по проекту будет приносить доход, в бюджет следует включить отчет о поддержке и доходах. Если со стороны бенефициаров запрашивается сооплата, это очень хороший способ убедиться, что они действительно хотят участвовать в проекте. Если они готовы платить - пусть даже незначительно - за услугу, которую вы предлагаете, они также сделают все возможное, чтобы использовать ее и заставить ее работать.
Доплата не всегда должна быть денежной. Если вы работаете с очень бедными бенефициарами, имеет смысл рассмотреть возможность внесения взносов натурой. Это могут быть материалы для строительства, рабочая сила или еда. Чтобы включить это в бюджет, просто приложите к статье фактическую стоимость продуктов и объясните - либо в примечании к статье, либо в описательной части бюджета, - что это взносы натурой.
Что такое непредвиденные расходы?
Непредвиденные расходы относятся к затратам, которые, как вы ожидаете, возникнут, но в которых вы не уверены на 100%. Это может быть рост цен на материалы, изменение обменного курса вашей валюты и т. Д. Некоторые доноры советуют вам включать общую ставку в размере определенного процента в ваш бюджет, но другие не позволяют этого вообще. При включении непредвиденных обстоятельств важно иметь для этого вескую причину. Не просто добавляйте его, чтобы иметь дополнительный буфер, но имейте хорошее обоснование. Если обменный курс вашей валюты был очень волатильным в последние годы, вам, вероятно, следует запланировать это. Если цены на материалы резко выросли в последние месяцы, вероятно, они будут продолжать расти. Убедитесь, что донор понимает ваши доводы и не думает, что вы просто включили непредвиденные расходы для увеличения бюджета.
Бюджетное описание
Иногда доноры запрашивают добавление к простому бюджету, составленному из цифр, что называется описательной частью бюджета. Даже если донор не запрашивает его специально, все равно имеет смысл включить его. Это всегда необходимо, когда простой бюджет может быть недостаточно ясным.
Описание бюджета - это сопроводительный текст, поясняющий и обосновывающий цифры в бюджете . Он используется для объяснения любых необычных статей бюджета, которые не ясны. Иногда неясно, как конкретные статьи бюджета на самом деле могут способствовать дальнейшему развитию проекта, и описание бюджета - это тот раздел предложения, в котором вы можете их объяснить. Кроме того, суммы в бюджете могут нуждаться в дополнительных разъяснениях.
В каких случаях следует включать описание бюджета?
Описание бюджета обычно включается в проектное предложение, когда донор требует их в своих руководящих принципах. Вы также можете включить его, когда сочтете это необходимым. Всегда спрашивайте себя, все ли статьи в вашем бюджете говорят сами за себя, или нужен ли текст для дополнительной информации. Вы должны включить описание бюджета, если конкретная статья стоит дороже, чем обычно, или не имеет прямого и очевидного отношения к проекту.
Одним из примеров, когда я включил описание бюджета, является проект, в котором материалы нужно было перевозить по реке. Один путь лежал вниз по реке, другой - вверх по реке. Только глядя на цифры, цены в одном направлении были в три раза выше, чем в другом, и без объяснения причин могло бы показаться, что я ошибся в расчетах. В других случаях вам может потребоваться дополнительный персонал или материалы, которые являются особенно дорогими из-за давления, сезона или других причин, которые не очевидны для постороннего.
Где должно быть описание бюджета в предложении?
Есть разные способы включить описание бюджета в проектное предложение. Вы можете просто добавить комментарии к своему бюджету, если для объяснения цифр достаточно маркированного списка. Другой способ - написать повествовательный текст, который будет добавлен под бюджетом. Какой бы формат вы ни использовали, убедитесь, что используете простой и понятный язык. Описание бюджета должно четко объяснять все и не оставлять сомнений у людей, читающих ваше проектное предложение.
10 быстрых советов по составлению большого бюджета
Мы не можем не акцентировать внимание на том, что бюджет является одной из важнейших частей предложения. Если вы хорошо уложитесь в свой бюджет, донор сразу увидит, что вы знаете, о чем говорите, и являетесь экспертом в своей области. Но многие люди боятся бюджетов и стараются избегать их, когда это возможно. В то время как слова оставляют много свободного места, числа могут быть пугающими и более точными.
Вот 10 быстрых советов, как составить большой бюджет и преодолеть страх.
Не оставляй это напоследок
Многие авторы грантов боятся бюджетов и оставляют их напоследок. Если вы сделаете это, вы рискуете поторопиться с ними и не поработать с ними наилучшим образом. Не делайте этой ошибки. Бюджет должен развиваться вместе с вашим предложением, и вы должны постоянно работать над ним, пока разрабатываете свой проект. Если вы будете работать над этим одновременно, у вас не будет этой страшной и огромной задачи.
Убедитесь, что у вас есть все правильные числа
Чтобы написать правильный и обоснованный бюджет, вам нужно знать, каковы цены на вещи. Убедитесь, что вы можете узнать эти числа и у вас есть для этого ресурсы. Иногда это может быть так же просто, как онлайн-исследование, иногда требуется больше времени, если вам нужно проконсультироваться с людьми из вашей группы получателей помощи. Однако убедитесь, что у вас есть правильные цифры вовремя.
Выберите один формат и придерживайтесь его
Очень важно, чтобы ваш бюджет составлялся в формате, который был прост для понимания и давал хороший обзор. Убедитесь, что он не только правильный, но и красиво смотрится. Вы можете организовать свой бюджет по видам деятельности или по позициям.
Проверьте математику - не только один раз
Крайне важно, чтобы вы проверяли математику своего бюджета - не только один раз. Если вы где-то допустите простую ошибку при добавлении, весь ваш бюджет может оказаться невыполненным, и это может произвести очень плохое впечатление. Убедитесь, что ваши числа складываются и находятся в нужном месте. Попросите кого-нибудь изучить его вместе с вами, чтобы вы могли быть на 100% уверены в его точности.
Рассчитывать реалистично
При составлении бюджета всегда следует работать с реальными числами. Не занижайте и не завышайте цены, потому что и то, и другое может стать для вас проблемой. Если вы укажете слишком низкие цены, у вас возникнут проблемы с реализацией вашего проекта в дальнейшем. Если они будут слишком высокими, донор может заметить это и не дать вам грант. Будьте реалистичны в своем бюджете.
Убедитесь, что вы включили все
Есть много разных видов затрат, которые вы можете и должны включить в свой бюджет. Убедитесь, что вы приняли во внимание их все. Вы включали транспорт, еду для мастерских, канцелярские товары, зарплату тренерам? Все это стоит денег и должно быть частью бюджета. Если вам необходимо предъявить доплату, вы также можете указать взносы ваших бенефициаров, даже если они представлены натурой или в виде работы.
Сделайте написание бюджета групповым занятием
Не пишите бюджет самостоятельно. В то время как один человек должен руководить проектом, вам следует искать мнения разных людей в вашей организации. Вы можете что-то забыть или не иметь подробных знаний в некоторых областях. Воспользуйтесь совокупными знаниями в вашей организации.
Подумайте об инфляции и обменных курсах
При составлении бюджета проектного предложения следует помнить об изменении цен. Если вы живете в стране с высоким уровнем инфляции или работаете в сфере, где цены на гудвилл, вероятно, вырастут, включите в свое предложение маржу для этого. То же самое касается обменных курсов, если вам нужно написать предложение в другой валюте, убедитесь, что вы включили маржу на случай возможных изменений обменного курса.
Объясните чрезвычайные расходы
Убедитесь, что ваш бюджет не требует пояснений. Если что-то требует дополнительных объяснений, убедитесь, что они прямо здесь и их легко найти. Чрезвычайно высокие затраты требуют особого внимания, чтобы ваш донор не подумал, что вы пытаетесь ими воспользоваться.
Попросите кого-нибудь выровнять ваш бюджет в контексте вашего предложения
Как и проектное предложение, ваш бюджет также нуждается в корректуре . Мы уже говорили о том, насколько важно иметь правильные цифры. Также важно, чтобы ваш бюджет соответствовал вашему предложению. Иногда вы сначала пишете бюджет, а потом забываете добавить мероприятие. Перед отправкой убедитесь, что кто-то рассматривает предложение целиком как единое целое.
Об авторе
Ева живет в Германии и почти десять лет работала с неправительственными организациями на низовом уровне в Непале в области развития потенциала и продвижения устойчивых методов ведения сельского хозяйства. До этого она работала в Южной Америке и Европе с разными организациями. Она имеет докторскую степень. в области географии и ее исследований была устойчивость и включение в проекты развития.
https://fqeaa7gm6pljvs7v62qwa3c4ju--proposalsforngos-com.translate.goog/how-to-develop-a-project-budget/
Комментариев нет:
Отправить комментарий